ระบบสารสนเทศ

ความหมายระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ (จากวิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี) ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) [1] เป็นระบบพื้นฐานของการทำงานต่างๆ ในรูปแบบของการเก็บ (input) การประมวลผล (processing) เผยแพร่ (output) และมีส่วนจัดเก็บข้อมูล (storage) องค์ประกอบของระบบสารสนเทศคือ ฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, มนุษย์, กระบวนการ, ข้อมูล, เครือข่าย ระบบสารสนเทศนั้นจะประกอบด้วย

1. ข้อมูล (Data) หมายถึง ค่าของความจริงที่ปรากฏขึ้น โดยค่าความจริงที่ได้จะนำมาจัดการปรับแต่งหรือประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
2. สารสนเทศ (Information) คือ กลุ่มของข้อมูลที่ถูกตามกฎเกณฑ์ตามหลักความสัมพันธ์ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นมีประโยชน์และมีความหมายมากขึ้น
3. การจัดการ (Management) คือ การบริหารอย่างเป็นระบบ เป็นการกำหนดเป้าหมายและทิศทางการจัดการขององค์กรนั้น ซึ่งต้องมีการวางแผน กำหนดการ และจัดการทรัพยากรภายในองค์กร เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์กรนั้นๆ

ระบบสารสนเทศและ MIS (IS) – หรือการประยุกต์ใช้ภูมิทัศน์ [2] - คือการรวมกันของเทคโนโลยีสารสนเทศ (information technology) และกิจกรรมของผู้คนว่าด้วยการดำเนินการให้ความช่วยเหลือใด ๆ, การทำการจัดการและการตัดสินใจ [3] ในความหมายที่กว้างมาก, ระบบสารสนเทศเป็นคำที่ใช้บ่อยในการอ้างถึงปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้คน กระบวนการข้อมูลและเทคโนโลยี ในแง่นี้คำที่ใช้ในการอ้างอิงไม่เพียงแต่จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) ที่องค์กรจะใช้เท่านั้น, แต่ยังรวมถึงวิธีที่คนมีปฏิสัมพันธ์กับเทคโนโลยีนี้ในการสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ [4] บางสิ่งบางอย่างสร้างความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างระบบสารสนเทศ ,ระบบคอมพิวเตอร์ ,และกระบวนการทางธุรกิจ ระบบสารสนเทศมักจะรวมถึงองค์ประกอบของ ICT แต่ก็ไม่ได้มีความเกี่ยวข้องอย่างหมดจดกับ ICT เสียทีเดียว          

               ระบบสารสนเทศ (Information Systems) เป็นคำที่มีความหมายกว้าง อาจหมายถึงระบบที่ดำเนินการจัดการข้อมูลข่าวสารในองค์กรให้สามารถนำมาใช้ได้อย่างเป็นระบบระเบียบโดยไม่มีคอมพิวเตอร์เข้ามาเกี่ยวข้อง แต่ในที่นี้จะหมายถึงระบบที่มีการใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ได้มาเพื่อสารสนเทศเพื่อนำไปประกอบการตัดสินใจในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้องที่สุด ดังนั้นระบบสารสนเทศในที่นี้จึงประกอบด้วย ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ผู้ใช้ กระบวนการ และตัว ข้อมูลหรือสารสนเทศโดยมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสามารถตรวจสอบและประเมินผลระบบได้ (ดังรูปที่ 1)

รูปที่1 การสร้างระบบสารสนเทศ

      อธิบายได้ดังนี้คือ เมื่อมีข้อมูลข่าวสารที่มีความสำคัญและจำเป็นต่อการบริหารจัดการ องค์กรสามารถสร้างระบบสารสนเทศในระบบคอมพิวเตอร์ โดยมีชุดคำสั่งหรือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการกับ ข้อมูลข่าวสารเหล่านั้นให้อยู่ในรูปของฐานข้อมูลหรือ web base มีฮาร์ดแวร์ที่ทำงานสัมพันธ์กับซอฟต์แวร์ เกิดกระบวนการทำงานอย่างเป็นขั้นเป็นตอนจากการทำงานประสานกันของฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล (ข่าวสาร) โดยมีบุคลากรทางวิชาชีพ เช่น นักคอมพิวเตอร์ นักบริหารฐานข้อมูล หรือนักเขียนโปรแกรม รวมทั้งนักวิเคราะห์และนักออกแบบระบบเป็นผู้ดำเนินงานตามที่ผู้ใช้ (หรือ ผู้บริหาร) ต้องการ จึงทำให้เกิดสิ่งที่เรารู้จักกันในนามของ “ระบบสารสนเทศ” ดังนั้นเมื่อมีระบบ สารสนเทศแล้ว องค์กรหรือธุรกิจจะสามารถได้รับประโยชน์หลัก 2 ประการ ดังนี้

      1. สามารถประมวลผลสารสนเทศในลักษณะต่างๆ เช่น เป็นการประมวลผลระบบสารสนเทศเพื่อให้ได้ผลลัพธ์นำมาใช้เฉพาะด้านเฉพาะส่วนหรือสามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจของทั้งองค์กร ยกตัวอย่างเช่น บริษัทขายหนังสือ (ทั้งขายหน้าร้านและตามสั่ง) ย่อมต้องมีข้อมูลการสั่งซื้อ สินค้าจากลูกค้า กรณีที่มีลูกค้าและรายการสินค้าที่สั่งซื้อจำนวนมาก บริษัทจะต้องติดต่อผู้ผลิตหลายราย ข้อมูลอาจสับสนหากไม่มีระบบการสั่งซื้อที่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นเมื่อนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการเก็บข้อมูลลูกค้า ก็จะสามารถตรวจสอบ วัน เดือน ปี ที่สั่งซื้อสินค้า จำนวนสินค้าแต่ละรายการ สำนักพิมพ์หรือ ผู้ผลิตสินค้า (ที่แตกต่างกัน) ราคา การตรวจสอบสินค้าที่มีอยู่ในร้านบางส่วน การจัดส่ง การชำระเงิน การตรวจสอบรายการสินค้ากับลูกค้า ฯลฯ ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ลูกค้าเกิดความประทับใจ และเมื่อบริษัทมีข้อมูลที่ถูกต้องจะสามารถป้องกันการรั่วไหลของผลกำไรได้

    2. ผู้บริหารสามารถใช้ผลผลลัพธ์ของระบบหรือสารสนเทศจากระบบไปประกอบการ ตัดสินใจภายในหน่วยงานของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถทำรายงานสรุปเสนอผู้บริหารระดับสูงเพื่อผู้บริหารระดับสูงสสามารถนำไปพิจารณาประกอบการวางแผนธุรกิจในอนาคตต่อไป

    สรุปได้ว่า ระบบสารสนเทศ จำเป็นต้องมีระบบข้อมูลหรือระบบฐานข้อมูลที่จัดเก็บไว้อย่างมีประสิทธิภาพ และการเข้าถึงระบบข้อมูลนี้อาจจัดการให้อยู่ในรูปของระบบผู้ใช้คนเดียว (เช่น PC – based system) หรือระบบเครือข่ายเฉพาะที่ (LAN) หรือระบบหลากผู้ใช้ที่มีคอมพิวเตอร์ระดับ เมนเฟรมเป็นแม่ข่าย ตลอดจนระบบเครือข่ายแบบ client/server system ที่ผู้ใช้ขององค์กรกระจายอยู่ตามหน่วยงานต่างๆ แต่สามารถแลกเปลี่ยนและเข้าถึงสารสนเทศซึ่งกันและกันได้

ประเภทของระบบสารสนเทศ

             ปัจจุบันจะเห็นความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร กับระบบสารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศชัดเจนมากขึ้น  และเนื่องจากการบริหารงานในองค์กรมีหลายระดับ  กิจกรรมขององค์กรแต่ละประเภทอาจจะแตกต่างกัน  ดังนั้นระบบสารสนเทศของแต่ละองค์กรอาจแบ่งประเภทแตกต่างกันออกไป

(สุชาดา กีระนันทน์, 2541)

ถ้าพิจารณาจำแนกระบบสารสนเทศตามการสนับสนุนระดับการทำงานในองค์กร   จะแบ่งระบบสารสนเทศได้เป็น 4 ประเภท  ดังนี้ (Laudon & Laudon, 2001)

1.     ระบบสารสนเทศสำหรับระดับผู้ปฏิบัติงาน (Operational – level systems)   ช่วยสนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงานในส่วนปฏิบัติงานพื้นฐานและงานทำรายการต่างๆขององค์กร เช่นใบเสร็จรับเงิน  รายการขาย  การควบคุมวัสดุของหน่วยงาน เป็นต้น  วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยการดำเนินงานประจำแต่ละวัน และควบคุมรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น

2.     ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ชำนาญการ (Knowledge-level systems)  ระบบนี้สนับสนุนผู้ทำงานที่มีความรู้เกี่ยวข้องกับข้อมูล   วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยให้มีการนำความรู้ใหม่มาใช้ และช่วยควบคุมการไหลเวียนของงานเอกสารขององค์กร

3.      ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Management – level systems)  เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตรวจสอบ  การควบคุม การตัดสินใจ และการบริหารงานของผู้บริหารระดับกลางขององค์กร

4.     ระบบสารสนเทศระดับกลยุทธ์ (Strategic-level system)   เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยการบริหารระดับสูง ช่วยในการสนับสนุนการวางแผนระยะยาว  หลักการของระบบคือต้องจัดความสัมพันธ์ระหว่างสภาพแวดล้อมภายนอกกับความสามารถภายในที่องค์กรมี เช่นในอีก

5 ปีข้างหน้า องค์กรจะผลิตสินค้าใด

สุชาดา กีระนันทน์ (2541)และ Laudon & Laudon (2001) ได้แบ่งประเภทของระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน/ผู้บริหารระดับต่างๆไว้  ดังนี้

ประเภทของระบบสารสนเทศ (สุชาดา กีระนันทน์, 2541)	ประเภทของระบบสารสนเทศ (Laudon & Laudon, 2001)
1. ระบบประมวลผลรายการ(Transaction Processing Systems)	1.  Transaction Processing System – TPS
2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ(Office Automation Systems)	2. Knowledge Work -KWS  and officeSystems
3. ระบบงานสร้างความรู้(Knowledge Work Systems)
4. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(Management Information Systems)	3. Management Information Systems – MIS
5. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ(Decision Support Systems)	4. Decision Support Systems – DSS
6. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง(Executive Information Systems)	5. Executive Support  System – ESS

1.     ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems – TPS)  เป็นระบบที่ทำหน้าที่ในการปฏิบัติงานประจำ ทำการบันทึกจัดเก็บ  ประมวลผลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน  โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานแทนการทำงานด้วยมือ  ทั้งนี้เพื่อที่จะทำการสรุปข้อมูลเพื่อสร้างเป็นสารสนเทศ  ระบบประมวลผลรายการนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกิจการกับลูกค้า ตัวอย่าง เช่น ระบบการจองบัตรโดยสารเครื่องบิน  ระบบการฝากถอนเงินอัตโนมัติ เป็นต้น  ในระบบต้องสร้างฐานข้อมูลที่จำเป็น  ระบบนี้มักจัดทำเพื่อสนองความต้องการของผู้บริหารระดับต้นเป็นส่วนใหญ่เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานประจำได้  ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักจะอยู่ในรูปของ รายงานที่มีรายละเอียด  รายงานผลเบื้องต้น

2.     ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems- OAS)  เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น  ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์  การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้นผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร  กำหนดการ  สิ่งพิมพ์

3.     ระบบงานสร้างความรู้  (Knowledge Work Systems – KWS)  เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุน

บุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ  บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน  หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา  ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น  ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ  ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ  รูปแบบ เป็นต้น

4.     ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ  (Management Information Systems- MIS)  เป็นระบบสารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงานระดับกลาง  ใช้ในการวางแผน  การบริหารจัดการ และการควบคุม  ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลที่มีอยู่ในระบบประมวลผลรายการเข้าด้วยกัน  เพื่อประมวลและสร้างสารสนเทศที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการบริหารงาน  ตัวอย่าง เช่น ระบบบริหารงานบุคลากร  ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของรายงานสรุป  รายงานของสิ่งผิดปกติ

5.     ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ  (Decision Support Systems – DSS)  เป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจสำหรับปัญหา หรือที่มีโครงสร้างหรือขั้นตอนในการหาคำตอบที่แน่นอนเพียงบางส่วน  ข้อมูลที่ใช้ต้องอาศัยทั้งข้อมูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกัน  ระบบยังต้องสามารถเสนอทางเลือกให้ผู้บริหารพิจารณา เพื่อเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์นั้น  หลักการของระบบ สร้างขึ้นจากแนวคิดของการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการตัดสินใจ โดยให้ผู้ใช้โต้ตอบโดยตรงกับระบบ ทำให้สามารถวิเคราะห์ ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขและกระบวนการพิจารณาได้ โดยอาศัยประสบการณ์ และ ความสามารถของผู้บริหารเอง  ผู้บริหารอาจกำหนดเงื่อนไขและทำการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขต่างๆ ไปจนกระทั่งพบสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุด แล้วใช้เป็นสารสนเทศที่ช่วยตัดสินใจ  รูปแบบของผลลัพธ์ อาจจะอยู่ในรูปของ รายงานเฉพาะกิจ  รายงานการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ  การทำนาย หรือ พยากรณ์เหตุการณ์

6.     ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง  (Executive Information System – EIS)  เป็นระบบที่สร้างสารสนเทศเชิงกลยุทธ์สำหรับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งทำหน้าที่กำหนดแผนระยะยาวและเป้าหมายของกิจการ  สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงนี้จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลภายนอกกิจกรรมเป็นอย่างมาก   ยิ่งในยุคปัจจุบันที่เป็นยุค Globalization ข้อมูลระดับโลก แนวโน้มระดับสากลเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการแข่งขันของธุรกิจ  ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของการพยากรณ์/การคาดการณ์

ถึงแม้ว่าระบบสารสนเทศจะมีหลายประเภท แต่องค์ประกอบที่จำเป็นของระบบสารสนเทศทุกประเภท ก็คือต้องประกอบด้วยกิจกรรม 3 อย่างตามที่ Laudon & Laudon (2001)ได้กล่าวไว้ คือ ระบบต้องมีการนำเข้าข้อมูล  การประมวลผลข้อมูล และการแสดงผลลัพธ์ของข้อมูล

สุชาดา  กีระนันทน์ (2541) สรุปไว้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กรนั้นเป็นสิ่งท้าทายผู้บริหารเป็นอย่างมาก การที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นในหน่วยงานเป็นสิ่งที่ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบการพัฒนาระบบ ต้องร่วมกันตัดสินใจอย่างรอบคอบ  เพราะการนำระบบสารสนเทศมาใช้อาจจะกระทบต่อกระบวนการดำเนินงานและการบริหารที่เป็นอยู่  หรืออาจจะมีผลก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กร

เอกสารอ้างอิง

สุชาดา  กีระนันทน์.  (2541).  เทคโนโลยีสารสนเทศสถิติ: ข้อมูลในระบบสารสนเทศ.  กรุงเทพฯ: 

โรงพิมพ์จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.

CIS 105 – Survey of Computer Information Systems.  (n.d.).  Essential Concepts and

Terminology – Study Unit 13.  Information system.   Retrieved September 8, 2005

from  http://www.jqjacobs.net/edu/cis105/concepts/CIS105_concepts_13.html

 FAO Corporate Document Repository.  (1998).  Information system.  Guidelines for the

Routine Collection of Capture Fishery Data.  Annex 5 Glossary.  Retrieved September

8, 2005 from  http://www.fao.org/documents/show_cdr.asp?url_file=/

DOCREP/003/X2465E/x2465e0h.htm

 Information system.  (2005).  Retrieved September 8, 2005 from

http://en.wikipedia.org/wiki/Information_system

 Laudon, K.C. & Laudon, J. P.  (2001).  Essentials of management information systems:

Organization and technology in the enterprise.  4th ed.  Upper Saddle River, NJ:

Prentice Hall.